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La Loi 25, ça vous dit quelque chose ? ⚖️

C’est cette loi qui, depuis septembre 2022, modifie et ajoute plusieurs droits et obligations concernant la protection des données et renseignements personnels des citoyens.

🙅‍♀️ Si vous croyez qu’elle ne concerne que les institutions financières, détrompez-vous!

Elle s’applique à vous si vous êtes un organisme ou une entreprise, et même si vous êtes un travailleur autonome. 💼

🔒 La sécurité des renseignements de vos clients et de vos employés dépend de vous; vous devez donc poser des actions concrètes pour assurer la sécurité de leurs informations. Comment?

La Loi 25 prévoit la mise en place de mesures qui s’est échelonnée sur trois ans, soit de septembre 2022 à septembre 2024. 🚩

Vous n’avez pas eu le temps de mettre quoi que ce soit en place?

👇 Pas de panique : il n’est pas trop tard pour agir.

À mettre en place depuis 2022

Depuis septembre 2022, vous devez désigner un ou une 👨‍💼 Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP) et publier ses coordonnées sur votre site web.

Par défaut, c’est le rôle de la plus haute autorité de l’organisation. 🔝 Vous pouvez toutefois déléguer cette fonction ➡️ à quelqu’un à l’interne ou à l’externe de votre entreprise. Cette personne aura un pouvoir décisionnel important; ainsi, assurez-vous qu’elle détient les compétences requises pour assumer efficacement ce rôle, et voyez à lui fournir les ressources nécessaires (humaines, techniques et financières) pour assurer la réussite de votre mise en conformité. ✅

Également, on doit maintenir tenir un 📒 registre d’incident de confidentialité.

C’est un document – Word, Excel ou autre – sur lequel on devra documenter certaines informations en cas 💧 d’incident de confidentialité :

·        les renseignements personnels concernés par l’incident;

·        les circonstances de l’incident ;

·        la date à laquelle a eu lieu l’incident;

·        la date à laquelle l’entreprise a pris connaissance de l’incident;

·        le nombre de personnes concernées par l’incident;

·        le niveau du préjudice : faible, moyen ou sérieux;

·        les mesures prises par l’entreprise après l’incident.

Dans le cas d’un 🩸 préjudice sérieux – par exemple un incident qui porte atteinte à la réputation ou au dossier de crédit de gens, ou encore qui cause une perte financière ou d’emploi (ou un vol d’identité) –, la personne responsable devra 📢 communiquer l’incident en question aux personnes concernées ainsi qu’à la Commission d’accès à l’information du Québec.

À mettre en place depuis 2023

À partir de septembre 2023, la personne responsable de la protection des renseignements personnels devra veiller aux quatre actions suivantes.

📋 Établir et rédiger une Politique de confidentialité en termes simples et clairs dans laquelle il est possible de lire les politiques et pratiques qui encadrent la gouvernance des renseignements personnels; le tout devra ensuite être publié sur le site web de l’entreprise.

🖊️ Établir, rédiger et mettre en place les procédures internes qui permettront de respecter les éléments de la politique de confidentialité. On parle notamment :

-      d’une procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels;

-      d’une procédure de demande d’accès aux renseignements personnels et de traitement des plaintes;

-      d’une procédure de demande de désindexation et de suppression des renseignements personnels;

-      d’une procédure de gestion des incidents de sécurité et de violation des renseignements personnels;

-      d’une procédure de gestion du personnel.

🔑 Le consentement, c'est la clé ! Nous devons maintenant nous assurer de recueillir le consentement explicite et éclairé de toute personne avant de collecter, utiliser ou partager ses renseignements personnels. ✅ Le processus doit être transparent, facile à comprendre et accessible. Et attention ⚠️, il doit être réversible à tout moment – vos clients doivent pouvoir retirer leur consentement aussi facilement qu'ils l'ont donné.

🧭 Et enfin, les Évaluations des Facteurs relatifs à la Vie Privée (ÉFVP). C'est votre nouvelle boussole pour naviguer dans la protection des données personnelles. Depuis septembre 2023, toute nouvelle technologie ou projet impliquant des données personnelles doit faire l’objet d’une ÉFVP. L’idée ? Identifier les risques potentiels pour la confidentialité dès le début d’un projet et mettre en place des mesures pour les atténuer. 🛡️ Ne sous-estimez pas cette étape – c’est un moyen crucial d’assurer la conformité et d'éviter des ennuis futurs.

À mettre en place depuis 2024

Le petit dernier, c’est le Droit à la portabilité des données. Il permet à vos clients de demander une copie de leurs informations personnelles dans un format électronique couramment utilisé. 💻 C’est comme permettre à quelqu’un de « transporter » ses données d’une organisation à une autre sans friction. 🚚 En gros, les données doivent être livrées rapidement et en toute sécurité, sans perte ni altération, dans un format compatible avec d'autres systèmes.

Je vous entends soupirer devant votre écran. 😮‍💨

😫 Vous êtes un peu dépassé ? Je vous comprends. Tout ça peut vous sembler costaud. Heureusement, vous n’êtes pas obligé de mettre en place toutes ces étapes seul.

🔧 C’est là que nous intervenons, avec deux formations pratiques et accessibles offertes gratuitement pour vous aider à mieux comprendre vos obligations et à les mettre en place efficacement. Voici deux événements à ne pas manquer 👇 :

Loi 25 : par où commencer ?

🗓️ Jeudi 23 janvier 2025 de 12h00 à 13h00

📍 https://jccm.braindate.com/braindates/206575/?section=conversation

Description : Depuis septembre 2022, la gestion de nos données rime avec « protection des renseignements personnels ». Que ce soit pour découvrir vos obligations ou pour vous aider à y voir plus clair, cette formation est pour vous.

Loi 25 : et maintenant ?

🗓️ Jeudi 30 janvier 2025 de 12h00 à 13h00

📍 https://jccm.braindate.com/braindates/206576/?section=conversation

Description : Vous avez déjà une bonne compréhension de la Loi 25 et cherchez à approfondir les exigences de 2023 et 2024 ? Cette formation vous aidera à vous concentrer sur les aspects pratiques et stratégiques, avec un focus particulier sur les Évaluations des Facteurs relatifs à la Vie Privée (ÉFVP) et le Droit à la Portabilité des données. Une occasion en or pour intégrer ces pratiques dans vos activités quotidiennes. 🌟

Ne tardez plus, chaque jour compte pour votre conformité ! 🔐